Folgende Termine/Fristen sind im Festsetzungsjahr, im Finanzierungsjahr und im Abrechnungsjahr zu beachten:

  • Einmalige Registrierung auf www.afbw-gmbh.de/meldeportal bis 24.05.2019
  • Bedarfsmeldung
    bis zum 15.06. des Festsetzungsjahrs durch Träger der praktischen Ausbildung (TPA) und Pflegeschulen (in 2019 Fristverlängerung)
  • Umlagemeldung
    bis zum 15.06. des Festsetzungsjahrs (Pflegeeinrichtungen) (in 2019 Fristverlängerung)
    bis zum 30.11. des Festsetzungsjahrs (Krankenhäuser über BWKG und Landesverbände Krankenkassen)
  • Veröffentlichung des Finanzierungsbedarfs
    bis zum 15.09. des Festsetzungsjahrs (in 2019 Fristverlängerung)
  • Festsetzung des Umlagebetrags bis zum 31.10. des Festsetzungsjahrs (Pflegeeinrichtungen)
  • Direktzahlungen des Landes und der Pflegeversicherung zum 30.11. des Festsetzungsjahrs (Land und Pflegeversicherung) (in 2019 Fristverlängerung)
  • Festsetzung des Umlagebetrags bis zum 15.12. des Festsetzungsjahrs (Krankenhäuser)
  • Aktualisierungsmeldung zur Festsetzung der Ausgleichszuweisungen (TPA und Pflegeschulen) zum jeweiligen Ausbildungs- bzw. Schulbeginn
  • Zahlung des monatlichen Umlagebetrags jeweils bis zum 10. eines Monats im Finanzierungsjahr durch alle Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen
  • Auszahlung der Ausgleichszuweisung zum Ende eines Monats ab Ausbildungs- bzw. Schulbeginn im Finanzierungsjahr an die TPA und Pflegeschulen
  • Korrekturmeldung zur Anpassung der Ausgleichszuweisungen im laufenden Finanzierungsjahr (TPA und Pflegeschulen)
  • Abrechnung der Umlagebeträge und Ausgleichszuweisungen bis zum 30.06. des Abrechnungsjahrs

Festsetzungsjahr:

Kalenderjahr vor dem Finanzierungsjahr; erstmals im Jahr 2019

Finanzierungsjahr:

Kalenderjahr, in dem die Ausbildungskosten entstehen; erstmals im Jahr 2020

Abrechnungsjahr:

Kalenderjahr nach dem Finanzierungsjahr; erstmals im Jahr 2021

Einmalige Registrierung auf www.afbw-gmbh.de/meldeportal bis 24.05.2019

Alle ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Pflegeschulen werden vom AFBW postalisch angeschrieben und aufgefordert, sich bis 24.05.2019 über das AFBW-Meldeportal zu registrieren. Ist die Registrierung abgeschlossen, können im AFBW-Meldeportal die Adress-, Kontakt- und zahlungsrelevanten Daten verwaltet sowie die verpflichtenden Datenmeldungen ab deren Start getätigt werden.

Zu beachten ist:

  • Je Einrichtungskategorie „Krankenhaus“, „Pflegeeinrichtung ambulant“, „Pflegeeinrichtung stationär“ und „Pflegeschule“ sind separate Datenmeldungen an den AFBW zu tätigen über einen jeweils separaten Zugang zum Meldeportal. Dies bedeutet:
    • Pflegeeinrichtungen, welche sowohl ambulante als auch stationäre Pflegeeinrichtungen sind, haben sich einmal als ambulante Pflegeeinrichtung und einmal als stationäre Pflegeeinrichtung zu registrieren.
    • Selbst wenn die Pflegeschule direkt an einer ausbildenden Einrichtung angesiedelt ist, sind die Datenmeldungen getrennt nach TPA und Pflegeschule zu tätigen.
  • Es wurden die Krankenpflege-, Kinderkrankenpflege- und Altenpflegeschulen angeschrieben, welche auf der Homepage der Regierungspräsidien geführt werden. Bei Annahme einer zusammengehörenden Schule wurden die Adressdaten zusammengeführt. Sollten Sie für eine zusammengehörende Schule mehrere Registrierungsanschreiben erhalten haben oder, im umgekehrten Fall, eine weitere Schule registrieren wollen, teilen Sie uns dies bitte mit unter meldeportal@afbw-gmbh.de.

Bedarfsmeldung bis zum 15.06. des Festsetzungsjahrs (in 2019 Fristverlängerung)

Um die Ausbildungskosten zu ermitteln, die später aus dem Fonds refinanziert werden, sind von allen TPA und Pflegeschulen die voraussichtliche Anzahl der Azubis bzw. Schüler sowie weitere Angaben zu übermitteln:

Meldedaten der TPA zum 15.06. des Festsetzungsjahrs zur Ermittlung der Ausbildungsbudgets für die Kosten der praktischen Ausbildung sowie für die Mehrkosten der Ausbildungsvergütungen:

  • Voraussichtliche Anzahl der Azubis im 1. Ausbildungsjahr im Finanzierungsjahr (Angabe, wie viele Azubis im 1. Ausbildungsjahr zu einem bestimmten Ausbildungsbeginn mit gleichem Ausbildungsumfang in % und somit gleichem voraussichtlichem Ausbildungsende die Ausbildung beginnen). Es sind zum Zeitpunkt 15.06. noch keine personenbezogenen Angaben, wie z. B. Name oder Geschlecht des Azubis, zu übermitteln. Den Angaben werden Platzhalternamen (N.N.-Meldungen) zugeordnet.
  • Zur Plausibilisierung der voraussichtlichen Azubizahlen im Finanzierungsjahr: Anzahl der Azubis, die im Vorjahr des Festsetzungsjahrs beim TPA die Ausbildung im 1. Ausbildungsjahr begonnen haben in Vollzeitäquivalenten (im Festsetzungsjahr 2019 also Azubizahlen 1. Ausbildungsjahr 2018)
  • Angaben zum Tarifvertrag
  • Die für das jeweilige Ausbildungsjahr (1, 2 und 3) vertraglich vorgesehene Ausbildungsvergütung pro Azubi inkl. Jahressonderzahlungen und angenommener Tarifsteigerungen (ohne Lohnnebenkosten) (im Festsetzungsjahr 2019 nur Angaben zum 1. Ausbildungsjahr)
  • Den Arbeitgeber-Bruttobetrag der vertraglich vorgesehenen Ausbildungsvergütung pro Azubi für das jeweilige Ausbildungsjahr (inkl. Lohnnebenkosten)
  • Ab dem Festsetzungsjahr 2020: Angabe der einrichtungsindividuell tatsächlich anfallenden Bruttopersonalkosten einer examinierten Pflegefachkraft zur Berechnung der Mehrkosten der Ausbildungsvergütungen. Da gemäß Artikel 10 des Gesetzes für mehr Sicherheit in der Arzneimittelversorgung (GSAV) im 1. Ausbildungsjahr die kompletten Kosten der Ausbildungsvergütungen über den AFBW finanziert werden, erfolgen Angaben zur Berechnung der Mehrkosten der Ausbildungsvergütung bzw. des Abzugsbetrags für die erbrachte Wertschöpfung von Azubis im 2. und 3. Ausbildungsjahr erst ab der Datenmeldung in 2020 für 2021 (15.06.2020).
  • Angaben zu möglicherweise auf Landesebene vereinbarten Differenzierungskriterien zur Gewichtung der Finanzierungspauschale Kosten der praktischen Ausbildung

Meldedaten der Pflegeschulen zum 15.06. des Festsetzungsjahrs zur Ermittlung der Ausbildungsbudgets für die Betriebskosten der Pflegeschulen:

  • Voraussichtliche Anzahl der Schüler im 1. Ausbildungsjahr im Finanzierungszeitraum (Angabe, wie viele Schüler im 1. Ausbildungsjahr zu einem bestimmten Ausbildungsbeginn mit gleichem Ausbildungsumfang in % und somit gleichem voraussichtlichem Ausbildungsende die Ausbildung beginnen). Es sind zum Zeitpunkt 15.06. noch keine personenbezogenen Angaben, wie z. B. Name oder Geschlecht des Schülers, zu übermitteln. Den Angaben werden Platzhalternamen (N.N.-Meldungen) zugeordnet.
  • Zur Plausibilisierung der geplanten Schülerzahlen im Finanzierungsjahr: Anzahl der Schüler, die im Vorjahr des Festsetzungsjahrs die Ausbildung im 1. Ausbildungsjahr begonnen haben in Vollzeitäquivalenten (im Festsetzungsjahr 2019 also Schülerzahlen 1. Ausbildungsjahr 2018)
  • Angaben zu möglicherweise auf Landesebene vereinbarten Differenzierungskriterien zur Gewichtung der Finanzierungspauschale Betriebskosten der Pflegeschule

Bitte beachten Sie: Die Ausfüllhinweise zu den Meldungen können von den TPAs und Pflegeschulen im AFBW-Meldeportal aufgerufen werden.

Umlagemeldung bis zum 15.06. (in 2019 Fristverlängerung) bzw. 30.11. des Festsetzungsjahrs

Alle Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser zahlen monatlich einen Umlagebetrag in den AFBW ein – unabhängig davon, ob sie ausbilden oder nicht. Bis zum 15.06. des Festsetzungsjahrs übermitteln alle stationären Pflegeeinrichtungen mit Versorgungszulassung nach § 71 Abs. 2 und § 72 Abs. 1 SGB XI und alle ambulanten Pflegeeinrichtungen mit Versorgungszulassung nach § 71 Abs. 1, § 72 Abs. 1 und § 37 SGB V, folgende Meldedaten, mit denen der jeweilige Umlagebetrag ermittelt werden kann (§ 11 und 12 PflAFinV):

Meldedaten stationäre Pflegeeinrichtungen:

  • Anzahl der Vollzeitäquivalente der Pflegefachkräfte zum Stichtag 15.12. des Vorjahrs des Festsetzungsjahrs
  • Anzahl der nach der geltenden Vergütungsvereinbarung zum 01.05. des Festsetzungsjahrs vorzuhaltenden Vollzeitäquivalenten der Pflegefachkräfte

Meldedaten ambulante Pflegeeinrichtungen:

  • Anzahl der Vollzeitäquivalente der Pflegefachkräfte zum Stichtag 15.12. des Vorjahrs des Festsetzungsjahrs
  • Anteil an Vollzeitäquivalenten, der auf Pflegeleistungen nach dem SGB XI entfällt (%)
  • Anzahl der im Vorjahr des Festsetzungsjahrs erbrachten Hausbesuche mit Leistungen nach § 36 SGB XI

Meldedaten Krankenhäuser:

  • Krankenhäuser müssen zum 15.06. des Vorjahrs des Festsetzungsjahrs keine Meldung zur Ermittlung der Umlagebeträge abgeben. Die Fallzahlen der Krankenhäuser und der landesweite Ausbildungszuschlag werden dem AFBW direkt von der Baden-Württembergischen Krankenhausgesellschaft und den Landesverbänden der Krankenkassen bis zum 30.11. des Festsetzungsjahrs übermittelt. Diese Umlagemeldung wird dem jeweiligen Krankenhaus in seinem Meldeportal angezeigt.

Bitte beachten Sie: Die Ausfüllhinweise zu den Meldungen können von den Einrichungen im AFBW-Meldeportal aufgerufen werden.

Veröffentlichung des Finanzierungsbedarfs
bis zum 15.09. des Finanzierungsjahrs (in 2019 Fristverlängerung)

Der AFBW ermittelt für das jeweilige Finanzierungsjahr die Höhe des Finanzierungsbedarfs für die Pflegeausbildung in Baden-Württemberg. Die Höhe des gesamten Finanzierungsbedarfs sowie die jeweiligen Finanzierungsanteile der Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen werden auf der Homepage des AFBW veröffentlicht. Ausführlichere Informationen zum Finanzierungsbedarf finden Sie hier.

Festsetzung des Umlagebetrags für Pflegeeinrichtungen
bis zum 31.10. des Festsetzungsjahrs

Nach der Veröffentlichung des gesamten Finanzierungsbedarfs erhalten alle Pflegeeinrichtungen einen Umlagebescheid. Daraus geht die Höhe des monatlich zum 10. des Monats im Finanzierungsjahr zu zahlenden Umlagebetrags für die jeweilige Pflegeeinrichtung hervor. Die Umlagebeträge für die Pflegeeinrichtungen werden vom AFBW jeweils bis zum 31.10. des Festsetzungsjahrs festgesetzt.

Direktzahlungen des Landes und der Pflegeversicherung zum 30.11. des Festsetzungsjahrs (Land und Pflegeversicherung)

Die Pflegeversicherung und das Land Baden-Württemberg bringen ihren Anteil am Finanzierungsbedarf als Direktzahlung in den Fonds auf. Die jährliche Einmalzahlung ist dabei stets zwei Monate vor Fälligkeit der ersten Ausgleichszuweisung zu leisten. Damit erfolgen die Direktzahlungen der Pflegeversicherung und des Landes in Baden-Württemberg stets zum 30.11. des Festsetzungsjahrs (§ 33 Abs. 1 und 5 PflBG und § 13 Abs. 2 PflAFinV).

Festsetzung des Umlagebetrags für Krankenhäuser
bis zum 15.12. des Festsetzungsjahrs

Nach der Veröffentlichung des gesamten Finanzierungsbedarfs erhalten alle Krankenhäuser einen Umlagebescheid. Daraus geht die Höhe des monatlich zu zahlenden Umlagebetrags für das jeweilige Krankenhaus hervor. Die Umlagebeträge und der landesweite Ausbildungszuschlag für die Krankenhäuser werden vom AFBW jeweils bis zum 15.12. des Festsetzungsjahrs festgesetzt.

Aktualisierungsmeldung zur Festsetzung der Ausgleichszuweisungen (TPA und Pflegeschulen) zum jeweiligen Ausbildungs- bzw. Schulbeginn

Gemäß § 5 Abs. 3 Satz 1 PflAFinV sind alle TPA und Pflegeschulen verpflichtet, dem AFBW spätestens zwei Monate vor Zahlung der ersten Ausgleichszuweisung eine Aktualisierung der angegebenen Azubi- und Schülerzahlen mitzuteilen. Diese Zweimonatsfrist ist in Baden-Württemberg nicht relevant. Denn im Finanzierungsjahr wird nur für die Azubis/Schüler ein monatliches Ausbildungsbudget ausbezahlt, welche gegenüber dem AFBW namentlich benannt wurden und bei welchen die Ausbildung/Beschulung bereits begonnen hat.

Die namentliche Benennung sowie Korrekturen (z. B. Ausbildungsbeginn, Ausbildungszahlen, etc.) können über die im AFBW-Meldeportal zeitnah zur Verfügung gestellte „Meldeliste Azubis“ bzw. „Meldeliste Schüler“ jederzeit vorgenommen werden. Die namentliche Benennung muss zum Ausbildungsbeginn bzw. Schulbeginn durchgeführt sein. Somit gibt es in Baden-Württemberg keine fristbezogene Unterscheidung zwischen Aktualisierungsmeldung und Korrekturmeldung.

Zahlung des monatlichen Umlagebetrags jeweils zum 10. eines Monats im Finanzierungsjahr durch alle Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen
– Erteilung SEPA-Firmenlastschrift-Mandat

Der monatliche Umlagebetrag ist jeweils bis zum 10. eines Monats zu zahlen. Die konkreten Zahltermine werden im Umlagebescheid mitgeteilt. In jedem Finanzierungsjahr sind zwölf betragsgleiche monatliche Umlagebeträge an den AFBW zu entrichten. In Baden-Württemberg zahlen alle Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen ihren ersten monatlichen Umlagebetrag zum 10.01.2020 in den AFBW ein (§ 13 Abs. 1 PflAFinV).

Nur durch einen fristgerechten Eingang der Umlagebeträge kann eine zeitnahe Refinanzierung der Ausbildungskosten der ausbildenden Einrichtungen und Pflegeschulen ermöglicht werden. Wir empfehlen Ihnen, für die Umlagezahlung dem AFBW im Rahmen des Registrierungsprozesses ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat zu erteilen. Damit werden die monatlichen Umlagebeträge automatisch von dem von Ihnen angegebenen Bankkonto eingezogen und gehen somit rechtzeitig zu den jeweiligen Fälligkeitsterminen beim AFBW ein. Damit verringert sich Ihr Verwaltungsaufwand und Sie haben stets die Sicherheit, dass Ihre Zahlung fristgerecht bei uns eingeht. Gemäß § 33 Abs. 6 PflBG sind bei nicht fristgerechtem Zahlungseingang Verzugszinsen von 8 % über dem Basiszinssatz zu entrichten. Die Formulare zum SEPA-Firmenlastschrift-Mandat werden Ihnen im AFBW-Meldeportal zur Verfügung gestellt.

Auszahlung der Ausgleichszuweisung zum Ende eines Monats im Finanzierungsjahr ab Ausbildungs- bzw. Schulbeginn an die TPA und Pflegeschulen

Die Ausbildungsbudgets der TPA und Pflegeschulen werden in Form von monatlichen Ausgleichszuweisungen ausgezahlt. Die Auszahlung wird zum Ende eines Monats auf das im AFBW-Meldeportal hinterlegte Bankkonto überwiesen. In Baden-Württemberg erhalten die TPA und die Pflegeschulen ihre erste monatliche Ausgleichszuweisung in 2020 zum letzten Tag des Monats, in dem die Ausbildung bzw. die Schule beginnt, frühestens zum 31.01.2020 ausgezahlt (§ 15 Abs. 1 PflAFinV).

Korrekturmeldung zur Anpassung der Ausgleichszuweisungen im laufenden Finanzierungsjahr (TPA und Pflegeschulen)

Entsprechend den auf Landesebene abgestimmten "Ergänzenden Vereinbarungen über Verfahrensregelungen bei der Finanzierung der Ausbildung nach dem Pflegeberufegesetz in Baden-Württemberg" für TPA und Schulen gelten in Baden-Württemberg folgende Regelungen:

TPA dürfen im Finanzierungsjahr jederzeit Korrekturen ihrer Azubizahlen (§ 5 Abs. 3 Satz 2 PflAFinV) melden. TPA müssen Korrekturen bei Beendigung der Ausbildungstätigkeit und/oder bei einer Reduzierung der Azubizahl um mehr als 5 Vollkräfte gegenüber der letzten Meldung zum letzten Tag des Quartals melden.

Pflegeschulen dürfen lediglich und müssen zum Stichtag vier Wochen nach schulindividuellem Unterrichtsbeginn eine einmalige Korrektur der Schülerzahlen an den AFBW melden.

Die von den TPA und den Pflegeschulen gemeldeten Korrekturen werden vom AFBW zum nächstmöglichen Zeitraum umgesetzt; bei Mehrausgaben jedoch nur dann, wenn die Liquiditätsreserve des Fonds dies zulässt (§ 34 Abs. 2 PflBG).

Spätestens zum einrichtungsindividuellen Ausbildungsbeginn für den jeweiligen Azubi bzw. bei den Pflegeschulen zum Stichtag vier Wochen nach Unterrichtsbeginn, sind die in der Bedarfsmeldung zum 15.06. des Festsetzungsjahrs getätigten Meldungen mit Platzhalternamen (N.N.-Meldungen) zwingend durch namentliche Meldungen (Name, Vorname, Geschlecht) gemäß Anlage 2 der PflAFinV zu ersetzen. Nur in diesem Umfang werden Auszahlungen geleistet.

Abrechnung der Umlagebeträge und Ausgleichszuweisungen
bis zum 30.06. des Abrechnungsjahrs

In dem auf das Finanzierungsjahr folgenden Abrechnungsjahr werden Ausgleiche der Umlagebeträge (Einzahlerausgleich) sowie der Ausgleichzuweisungen (Budgetausgleich) durchgeführt. Die Berechnung der Ausgleiche erfolgt auf Basis von verpflichtenden Datenmeldungen der TPA und Pflegeschulen und ergänzenden verpflichtenden Nachweisen jeweils zum 30.06. des Abrechnungsjahrs. Mehr Informationen unter Ausbildungsfinanzierung