Folgende Termine/Fristen sind im Festsetzungsjahr, im Finanzierungsjahr und im Abrechnungsjahr zu beachten:

Festsetzungsjahr:

Kalenderjahr vor dem Finanzierungsjahr; erstmals im Jahr 2019

Finanzierungsjahr:

Kalenderjahr, in dem die Ausbildungskosten entstehen; erstmals im Jahr 2020

Abrechnungsjahr:

Kalenderjahr nach dem Finanzierungsjahr; erstmals im Jahr 2021

Bedarfsmeldung bis zum 15.06. des Festsetzungsjahrs

Um die Ausbildungskosten zu ermitteln, die später aus dem Fonds refinanziert werden, sind von allen TPA und Pflegeschulen die voraussichtliche Anzahl der Azubis bzw. Schüler sowie weitere Angaben zu übermitteln:

Meldedaten der TPA zum 15.06. des Festsetzungsjahrs zur Ermittlung der Ausbildungsbudgets für die Kosten der praktischen Ausbildung sowie für die Mehrkosten der Ausbildungsvergütungen:

  • Voraussichtliche Anzahl der Azubis im Finanzierungsjahr (Angabe, wie viele Azubis im 1. / 2. / 3. Ausbildungsjahr zu einem bestimmten Ausbildungsbeginn mit gleichem Ausbildungsumfang in % die Ausbildung beginnen). Es sind zum Zeitpunkt 15.06. noch keine personenbezogenen Angaben, wie z. B. Name oder Geschlecht des Azubis, zu übermitteln. Den Angaben werden Platzhalternamen (N.N.-Meldungen) zugeordnet.
  • Angaben zur Plausibilisierung der voraussichtlichen Azubizahlen im Finanzierungsjahr
  • Angaben zum Tarifvertrag
    Die für das jeweilige Ausbildungsjahr (1, 2 und 3) vertraglich vorgesehene Ausbildungsvergütung pro Azubi inkl. Jahressonderzahlungen und angenommener Tarifsteigerungen (ohne Lohnnebenkosten)
  • Den Arbeitgeber-Bruttobetrag der vertraglich vorgesehenen Ausbildungsvergütung pro Azubi für das jeweilige Ausbildungsjahr (inkl. Lohnnebenkosten)
    Ab dem Festsetzungsjahr 2020: Angabe der einrichtungsindividuell im Finanzierungsjahr anfallenden Jahresarbeitgeberbruttopersonalkosten einer examinierten Pflegefachkraft zur Berechnung der Mehrkosten der Ausbildungsvergütungen.

Meldedaten der Pflegeschulen zum 15.06. des Festsetzungsjahrs zur Ermittlung der Ausbildungsbudgets für die Betriebskosten der Pflegeschulen:

  • Voraussichtliche Anzahl der Schüler im Finanzierungszeitraum (Angabe, wie viele Schüler im 1. / 2. / 3. Ausbildungsjahr zu einem bestimmten Ausbildungsbeginn mit gleichem Ausbildungsumfang in % die Ausbildung beginnen). Es sind zum Zeitpunkt 15.06. noch keine personenbezogenen Angaben, wie z. B. Name oder Geschlecht des Schülers, zu übermitteln. Den Angaben werden Platzhalternamen (N.N.-Meldungen) zugeordnet.
  • Angaben zur Plausibilisierung der geplanten Schülerzahlen im Finanzierungsjahr
  • Angaben zu den auf Landesebene vereinbarten Differenzierungskriterien zur Gewichtung der Finanzierungspauschale Betriebskosten der Pflegeschule (Angaben zur  Größe der Pflegeschule, zum Lehrer-Schüler-Verhältnis und zum Grad der Masterakademisierung der Lehrkräfte)

Bitte beachten Sie: Die Ausfüllhinweise zu den Meldungen können von den TPAs und Pflegeschulen im AFBW-Meldeportal aufgerufen werden.

Umlagemeldung bis zum 15.06. bzw. 30.11. des Festsetzungsjahrs

Alle Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser zahlen monatlich einen Umlagebetrag in den AFBW ein – unabhängig davon, ob sie ausbilden oder nicht. Bis zum 15.06. des Festsetzungsjahrs übermitteln alle stationären Pflegeeinrichtungen mit Versorgungszulassung nach § 71 Abs. 2 und § 72 Abs. 1 SGB XI und alle ambulanten Pflegeeinrichtungen mit Versorgungszulassung nach § 71 Abs. 1, § 72 Abs. 1 und § 37 SGB V, folgende Meldedaten, mit denen der jeweilige Umlagebetrag ermittelt werden kann (§ 11 und 12 PflAFinV):

Meldedaten stationäre Pflegeeinrichtungen:

  • Anzahl der Vollzeitäquivalente der Pflegefachkräfte zum Stichtag 15.12. des Vorjahrs des Festsetzungsjahrs
  • Anzahl der nach der geltenden Vergütungsvereinbarung zum 01.05. des Festsetzungsjahrs vorzuhaltenden Vollzeitäquivalenten der Pflegefachkräfte

Meldedaten ambulante Pflegeeinrichtungen:

  • Anzahl der Vollzeitäquivalente der Pflegefachkräfte zum Stichtag 15.12. des Vorjahrs des Festsetzungsjahrs
  • Anteil an Vollzeitäquivalenten, der auf Pflegeleistungen nach dem SGB XI entfällt (%)
  • Anzahl der im Vorjahr des Festsetzungsjahrs erbrachten Hausbesuche mit Leistungen nach § 36 SGB XI

Meldedaten Krankenhäuser:

  • Krankenhäuser müssen zum 15.06. des Vorjahrs des Festsetzungsjahrs keine Meldung zur Ermittlung der Umlagebeträge abgeben. Die Fallzahlen der Krankenhäuser und der landesweite Ausbildungszuschlag werden dem AFBW direkt von der Baden-Württembergischen Krankenhausgesellschaft und den Landesverbänden der Krankenkassen bis zum 30.11. des Festsetzungsjahrs übermittelt. Diese Umlagemeldung wird dem jeweiligen Krankenhaus in seinem Meldeportal angezeigt.

Bitte beachten Sie: Die Ausfüllhinweise zu den Meldungen können von den Einrichungen im AFBW-Meldeportal aufgerufen werden.

Veröffentlichung des Finanzierungsbedarfs bis zum 15.09. des Finanzierungsjahrs

Der AFBW ermittelt für das jeweilige Finanzierungsjahr die Höhe des Finanzierungsbedarfs für die Pflegeausbildung in Baden-Württemberg. Die Höhe des gesamten Finanzierungsbedarfs sowie die jeweiligen Finanzierungsanteile der Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen werden auf der Homepage des AFBW veröffentlicht. Ausführlichere Informationen zum Finanzierungsbedarf finden Sie hier.

Festsetzung des Umlagebetrags für Pflegeeinrichtungen bis zum 31.10. des Festsetzungsjahrs

Nach der Veröffentlichung des gesamten Finanzierungsbedarfs erhalten alle Pflegeeinrichtungen einen Umlagebescheid. Daraus geht die Höhe des monatlich zum 10. des Monats im Finanzierungsjahr zu zahlenden Umlagebetrags für die jeweilige Pflegeeinrichtung hervor. Die Umlagebeträge für die Pflegeeinrichtungen werden vom AFBW jeweils bis zum 31.10. des Festsetzungsjahrs festgesetzt.

Direktzahlungen des Landes und der Pflegeversicherung zum 30.11. des Festsetzungsjahrs (Land und Pflegeversicherung)

Die Pflegeversicherung und das Land Baden-Württemberg bringen ihren Anteil am Finanzierungsbedarf als Direktzahlung in den Fonds auf. Die jährliche Einmalzahlung ist dabei stets zwei Monate vor Fälligkeit der ersten Ausgleichszuweisung zu leisten. Damit erfolgen die Direktzahlungen der Pflegeversicherung und des Landes in Baden-Württemberg stets zum 30.11. des Festsetzungsjahrs (§ 33 Abs. 1 und 5 PflBG und § 13 Abs. 2 PflAFinV).

Festsetzung des Umlagebetrags für Krankenhäuser bis zum 15.12. des Festsetzungsjahrs

Nach der Veröffentlichung des gesamten Finanzierungsbedarfs erhalten alle Krankenhäuser einen Umlagebescheid. Daraus geht die Höhe des monatlich zu zahlenden Umlagebetrags für das jeweilige Krankenhaus hervor. Die Umlagebeträge und der landesweite Ausbildungszuschlag für die Krankenhäuser werden vom AFBW jeweils bis zum 15.12. des Festsetzungsjahrs festgesetzt.

Zahlung des monatlichen Umlagebetrags jeweils zum 10. eines Monats im Finanzierungsjahr durch alle Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen – Erteilung SEPA-Firmenlastschrift-Mandat

Der monatliche Umlagebetrag ist jeweils bis zum 10. eines Monats zu zahlen. Die konkreten Zahltermine werden im Umlagebescheid mitgeteilt. In jedem Finanzierungsjahr sind zwölf betragsgleiche monatliche Umlagebeträge an den AFBW zu entrichten. In Baden-Württemberg zahlen alle Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen ihren ersten monatlichen Umlagebetrag zum 10.01.2020 in den AFBW ein (§ 13 Abs. 1 PflAFinV).

Nur durch einen fristgerechten Eingang der Umlagebeträge kann eine zeitnahe Refinanzierung der Ausbildungskosten der ausbildenden Einrichtungen und Pflegeschulen ermöglicht werden. Wir empfehlen Ihnen, für die Umlagezahlung dem AFBW im Rahmen des Registrierungsprozesses ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat zu erteilen. Damit werden die monatlichen Umlagebeträge automatisch von dem von Ihnen angegebenen Bankkonto eingezogen und gehen somit rechtzeitig zu den jeweiligen Fälligkeitsterminen beim AFBW ein. Damit verringert sich Ihr Verwaltungsaufwand und Sie haben stets die Sicherheit, dass Ihre Zahlung fristgerecht bei uns eingeht. Gemäß § 33 Abs. 6 PflBG sind bei nicht fristgerechtem Zahlungseingang Verzugszinsen von 8 % über dem Basiszinssatz zu entrichten. Die Formulare zum SEPA-Firmenlastschrift-Mandat werden Ihnen im AFBW-Meldeportal zur Verfügung gestellt.

Auszahlung der Ausgleichszuweisung zum Ende eines Monats im Finanzierungsjahr ab Ausbildungs- bzw. Schulbeginn an die TPA und Pflegeschulen

Die Ausbildungsbudgets der TPA und Pflegeschulen werden in Form von monatlichen Ausgleichszuweisungen ausgezahlt. Die Auszahlung wird zum Ende eines Monats auf das im AFBW-Meldeportal hinterlegte Bankkonto überwiesen. In Baden-Württemberg erhalten die TPA und die Pflegeschulen ihre erste monatliche Ausgleichszuweisung in 2020 zum letzten Tag des Monats, in dem die Ausbildung bzw. die Schule beginnt, frühestens zum 31.01.2020 ausgezahlt (§ 15 Abs. 1 PflAFinV).

Aktualisierungs-/Korrekturmeldung zur Ermittlung der Ausgleichszuweisungen (TPA und Pflegeschulen) zum jeweiligen Ausbildungsbeginn

Gemäß § 5 Abs. 3 Satz 1 PflAFinV sind alle TPA und Pflegeschulen zum einen verpflichtet, dem AFBW spätestens zwei Monate vor Zahlung der ersten Ausgleichszuweisung eine Aktualisierung der im Festsetzungsjahr angegebenen Azubi- und Schülerzahlen mitzuteilen (Aktualisierungsmeldung). Zum anderen haben sie im laufenden Finanzierungsjahr dem AFBW eingetretene Änderungen der Azubi- und Schülerzahlen unverzüglich mitzuteilen (Korrekturmeldung). Die Zweimonatsfrist ist in Baden-Württemberg nicht relevant; es wird nicht zwischen Aktualisierungs- und Korrekturmeldung unterschieden. Denn im Finanzierungsjahr wird nur für die Azubis/Schüler ein monatliches Ausbildungsbudget ausbezahlt, welche vom AFBW genehmigt wurden, gegenüber dem AFBW namentlich benannt wurden und bei welchen die Ausbildung bereits begonnen hat.

Die namentliche Benennung der Azubi- bzw. Schülerstellen sowie Korrekturen (z. B. Ausbildungsbeginn, Ausbildungszahlen, etc.) können über die im AFBW-Meldeportal zur Verfügung gestellte „Meldeliste Azubis“ bzw. „Meldeliste Schüler“ jederzeit vorgenommen werden. Die namentliche Benennung muss bis zum 10. des Monats des Ausbildungsbeginns durchgeführt sein, anderenfalls erfolgt für diesen Azubi/Schüler keine monatliche Ausgleichszuweisung für den betreffenden Monat im laufenden Finanzierungsjahr. Bei den Pflegeschulen muss die namentliche Benennung der Schüler spätestens vier Wochen nach Unterrichtsbeginn erfolgt sein. Denn in Baden-Württemberg wurde für die Pflegeschulen der Stichtag für die endgültigen Schülerzahlen eines Ausbildungsjahres auf vier Wochen nach schulindividuellem Unterrichtsbeginn festgelegt. Schülerzahlveränderungen nach diesem Stichtag berücksichtigt der AFBW bei den Ausgleichszuweisungen bis zum Ende des Ausbildungsjahres nicht mehr; sie bleiben auch bei der Rechnungslegung über die Ausgleichszuweisungen nach § 34 Abs. 5 und 6 PflBG sowie § 16 Abs. 1 PflAFinV unberücksichtigt.

Die von den TPA und den Pflegeschulen gemeldeten Korrekturen werden vom AFBW zum nächstmöglichen Zeitraum umgesetzt; bei Mehrausgaben jedoch nur dann, wenn die Liquiditätsreserve des Fonds dies zulässt (§ 34 Abs. 2 PflBG).

Abrechnung der Umlagebeträge und Ausgleichszuweisungen bis zum 30.06. des Abrechnungsjahrs

In dem auf das Finanzierungsjahr folgenden Abrechnungsjahr werden Ausgleiche der Umlagebeträge (Einzahlerausgleich) sowie der Ausgleichzuweisungen (Budgetausgleich) durchgeführt. Die Berechnung der Ausgleiche erfolgt auf Basis von verpflichtenden Datenmeldungen der TPA und Pflegeschulen und ergänzenden verpflichtenden Nachweisen jeweils zum 30.06. des Abrechnungsjahrs. Mehr Informationen unter Ausbildungsfinanzierung