Gemäß § 5 Abs. 3 Satz 1 PflAFinV sind alle TPA und Pflegeschulen zum einen verpflichtet, dem AFBW vor Zahlung der ersten Ausgleichszuweisung eine Aktualisierung der im Festsetzungsjahr angegebenen Auszubildenden- und Beschultenzahlen mitzuteilen (Aktualisierungsmeldung). Zum anderen haben sie im laufenden Finanzierungsjahr dem AFBW eingetretene Änderungen der Auszubildenden- und Beschultenzahlen unverzüglich mitzuteilen (Korrekturmeldung). Im Finanzierungsjahr wird nur für die Auszubildenden und Beschulten ein monatliches Ausbildungsbudget ausbezahlt, welche vom AFBW genehmigt wurden, gegenüber dem AFBW namentlich benannt wurden und bei welchen die Ausbildung bereits begonnen hat.
Die namentliche Benennung der Auszubildenden- und Beschultenstellen sowie Korrekturen (z. B. Ausbildungsbeginn, Ausbildungszahlen, etc.) können über die im AFBW-Meldeportal zur Verfügung gestellte „Meldeliste TPA“ bzw. „Meldeliste Schule“ jederzeit vorgenommen werden. Die namentliche Benennung muss bis spätestens zum 10. des Monats des Ausbildungsbeginns durchgeführt sein, anderenfalls erfolgt für diese Auszubildenden und Beschulten keine monatliche Ausgleichszuweisung für den betreffenden Monat im laufenden Finanzierungsjahr. Bei den Pflegeschulen liegt der Stichtag für die endgültigen Beschultenzahlen eines Ausbildungsjahrs bei vier Wochen nach schulindividuellem Unterrichtsbeginn. Veränderungen in der Anzahl der Beschulten nach diesem Stichtag berücksichtigt der AFBW bei den Ausgleichszuweisungen bis zum Ende des Ausbildungsjahres nicht mehr; sie bleiben auch bei der Rechnungslegung über die Ausgleichszuweisungen nach § 34 Abs. 5 und 6 PflBG sowie § 16 Abs. 1 PflAFinV (Abrechnung Ausgleichszuweisungen) unberücksichtigt.
Die von den TPA und den Pflegeschulen gemeldeten Korrekturen werden vom AFBW zum nächstmöglichen Zeitraum umgesetzt; bei Mehrausgaben jedoch nur dann, wenn die Liquiditätsreserve des Fonds dies zulässt (§ 34 Abs. 2 PflBG).
